スケジュール帳は仕事の自分だけの秘書となる
いつもお世話になっております。
意識高い負債者です。
昨日4月から入社してくる新卒社員との交流会がありました。
そのときに「社会人になる前に用意しておいた方がいいものはありますか？」と質問がありました。
私はそこですかさずスケジュール帳と答えました。
スケジュール帳は手書きが一番
まず毎回スケジュール帳の話をするときに出てくる選択肢で、デジタルとアナログがあります。
私は仕事で使うのであれば、圧倒的に手書きのできるアナログのスケジュール帳をオススメしています。
ようは紙のスケジュール帳です。
紙のスケジュール帳の最大のメリットは、自由度が高いことです。
書いたり、紙を貼ったりできます。
一覧性が高いのもメリットのひとつになると考えられます。
なので新社会人にはデジタルではなく、アナログの紙の手帳をオススメしました。
仕事で重要なのは準備時間
スケジュール帳を使う目的は予定を記録することです。
顧客との会合や社内の会議、また提出期限なども書き込むと思います。
さて予定だけ書き込んでおけば、遅刻したり提出期限を守れたりするでしょうか？
実際は違います。
予定に対して準備する時間が必要になります。
例えば書類の提出期限をスケジュール帳に書き込んだとしましょう。
書類の提出までに最低限することは、情報収集→書類作成→提出です。
もっと細かくすると、情報収集（書籍、インターネット、社内資料）→書類の下書き→上司に方向性の確認→書類作成→上司チェック→書類修正→提出となります。
書類提出までにやるべきことを洗い出すと、どれくらいの時間が必要かが計画できます。
情報収集には合計で2時間、書類の下書きには1時間、上司に方向性の確認30分などです。
さらに上司に確認をしていただく場合は、その時間を上司からもらわないといけません。
提出直前に見てくださいは通用しません。
そうすると上司に見せてチェックが戻ってくるのに、1日の余裕を見込んでおく必要が出てきます。
このように書類の提出までにどれくらいの時間がかかるのかを計画して、全てスケジュール帳に落とし込んでいきます。
仕事において重要なのは準備です。
準備がうまくいかなければ、必ず失敗します。
準備の時間が不足していれば、やり直しもでき無くなってしまいます。
TODOも全てスケジュール帳に書く
予定や準備に必要な過程だけでなく、TODOレベルのこともスケジュール帳に記入していく必要があります。
よくTODOを付箋やノートなどで管理している人がいます。
計画作成段階であればよいのですが、TODOを管理するのであればスケジュール帳に落とし込むことをオススメします。
TODOはやることとやる時間を記入する必要があります。
やる時間がはっきりしていないTODOはただの「やりたいこと」であり、実行される可能性が低いです。
やらなければならないTODOは全てスケジュール帳に落とし込みましょう。
例えば月曜の9:00から10:00の間に必要書類を印刷するといったかんじです。
TODOをスケジュール帳に書き込めば、TODOは整理したけどやる時間がありませんでしたという結果にはなりにくいです。
記憶より記録
ある程度の仕事の内容やTODOがスケジュール帳に書き込めて、実際にそれ通りに行動していたら時間がたりなくなることがあります。
時間が足りなくなる原因は、計画段階の見込みの甘さです。
書類の下書きをするのに1時間で終わると思い、スケジュール帳に書き込んでいたが、実際は2時間かかったとします。
計画と実行に差が出てしまったら、赤ペンで実際の時間をスケジュール帳に書き込んでおきましょう。
実際にかかった時間を書き込んで記録しておけば、次に同じような仕事がきたときに参考にできます。
より正確な計画を立てることができるようになります。
自分のスケジュール帳が仕事に対しての傾向と対策集になります。
スケジュール帳は自分だけの秘書の役割になる
社長や役員のように膨大な仕事を抱えている方々は、それぞれに秘書がつきます。
部長職でも事務員さんがつくなど、仕事の進捗管理やスケジュール管理をしてくれます。
しかし通常の社員にはそのような人はいません。
自分で管理する必要があります。
そこでスケジュール帳が必要になってきます。
アポイントの予定はもちろん、時間単位の管理もスケジュール帳で行うべきです。
また実際にかかった時間などを追記していけば、それは自分だけの対策集になります。
どの仕事におおくの時間がかかってしまったのか、反対に計画していた時間よりも早く終わった仕事はないかも把握できます。
そこから自分の得意な分野やもっと努力が必要な分野がわかるようになれば、成長する方法も自ずとでてきます。
スケジュール帳に全てを書き込んでおけば、自分だけの秘書のような存在になります。
困ったときはスケジュール帳を確認するといった週刊がつくようになってほしいです。
マンスリーよりウィークリー
さいごにどのようなスケジュール帳がいいかと聞かれたときにオススメしている手帳を挙げます。
まずマンスリーよりも時間単位で書き込めるウィークリーをオススメします。
マンスリーですとアポイントを書き込むには良いのですが、日々の準備時間を計画するのに適していません。
はじめてスケジュール帳を使うのであれば、「アクションプランナー」をオススメします。
サイト上で使い方も詳しく説明されています。
もっと詳しく知りたい方はこちらの本がオススメです。
- 作者: 佐々木かをり
- 出版社/メーカー: ダイヤモンド社
- 発売日: 2011/11/05
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
- 購入: 1人 クリック: 18回
- この商品を含むブログ (8件) を見る
