「鬼速PDCA」を最適化するために使用するスケジュール帳を選び直した
いつもお世話になっております。
意識高い負債者です。
以前記事を紹介していただいた「鬼速PDCAフェスティバル」の後日談の内容になります。
ishikitakaihusaisya.hatenablog.jp
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今回検討してみたのは、スケジュール帳です。
紙のスケジュール帳を使っていますか？
社会人の方の多くは紙のスケジュール帳を使っているように感じます。
現在はスマートフォン等で電子スケジュール帳で予定を管理することができます。
Googleカレンダーやサイボウズなど他人とのスケジュールを共有できるメリットがありますが、クライアントとの打ち合わせの時に使いづらいのが難点で私は紙のスケジュール帳を使っています。
紙のスケジュール帳のメリットは書き込める自由度が高いので、個人のスケジュール管理をする上では紙のスケジュールの方が優れています。
鬼速PDCAにおいてスケジュール帳に求められる機能
鬼速PDCAを回すには常に「気づき、考え、行動する」ことが求められます。
よってスケジュール帳に求められる機能は、以下の3つであると考えます。
①予定を記録する
②ワークログ、ライフログを記録する
③継続型のDOを管理できる
予定を記録することにおいてはスケジュール帳であったら全て満たしているので、残りの2つについて取り上げます。
ワークログ、ライフログを記録する
日々の仕事や生活の記録を残すことは「鬼速PDCA」を回すおいても重要です。
計画は鬼速PDCAの5割を占める程重要なフェーズです。
計画の精度を上げるために「ゴール」と「現状」との差を把握することが求められます。
この差を把握する行為を「因数分解」と紹介されています。
書籍にはPDCAの速さと深さは因数分解で決まると記載されているほどです。
PDCAの精度を向上させるために行う因数分解をする上でヒントになるものは、現状のデータです。
つまり普段の記録です。
「普段の記録＝ワークログやライフログ」を残しておけば、PDCAを見直す時に頼もしいデータとなります。
現状を正確に把握できていれば、ゴールまでの差も正確に把握できます。
正確に把握できたゴールと現状の差を埋めるための行動を計画する事ができれば、あとは実行するだけです。
ワークログやライフログを記録するのは計画の精度を上げるだけではありません。
実際に計画をたて、実行レベル（DOフェーズ）にまで落とすことができたとしましょう。
よし、行動するぞ！となって実際にスケジュール帳に落とし込もうとしたら、忙しい人は使える時間が無いことに気がつきます。
使える時間が無い人は「今抱えているDOで捨てられるものがないか」を考える必要があります。
既存のDOを棚卸しする作業です。
「鬼速PDCA」を購入している人であれば付録の工数棚卸しシートのデータを用いて普段のDOを棚卸しすればいいのですが、既存のDOを見直すたびに毎回やるのは大変です。
そこで普段からワークログとライフログを取っていれば、棚卸しをせずにすぐに必要のないDOや重要度の低いDOを探し出すことができます。
正確に現状を把握する、無駄なDOを見直すためにワークログとライフログを残すことがスケジュール帳に求められる機能のひとつです。
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継続型のDOを管理できる
鬼速PDCAのDOフェーズには、完結型のDOと継続型のDOに分ける作業があります。
完結型のDOは実際に行動する日のスケジュール欄に書き込めば済みます。
しかし、毎日筋トレをするや私のようにコンビニの利用を減らすなどある一定期間継続的に管理しなければならないDOがあります。
本のなかでは付録の「ルーティンチェックシート」を使用して継続型のDOを点数化してチェックしていきます。
そこで工程管理に使われるスケジュール欄があれば同じ使い方ができます。
縦軸に自由記入欄が並び、横軸に日数が記録されているものです。
いわゆるガンチャートと言われるものです。
継続型のDOの管理するための機能もスケジュール帳に求められると考えます。
私が選んだ手帳2つ
①予定を記録する
②ワークログ、ライフログを記録する
③継続型のDOを管理できる
この3つの機能が備わっている手帳を探して、使いやすそうなものを2つ紹介します。
アクションプランナー
ガンチャートがついており、ウィークリー型のスケジュール帳です。
わたしも何年も愛用しているものです。
デメリットとしては予定とログを記録するページが同じ場所になってしまうのと、マンスリーのページが使いづらいです。
ほぼ日手帳
もうひとつは最近上場したほぼ日手帳です。
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ワークログやライフログを残すことをメインにするならこちらの方が良いと思います。
マンスリー、ウィークリー、1日と記録できるスペースが多いです。
なので例えば、締め切り関係はマンスリーへ記入して、ウィークリーには予定と計画、1日のスペースにワークログとライフログをとるといったような使い方ができそうです。
縦軸が日にちで横軸が自由記入欄のガンチャートのようなページはあるのですが、ちょっと使いづらいです。
