少し「意識高い」スケジュール帳の使い方をまとめてみた

いつもお世話になっております。

意識高い負債者でございます。

4月は新社会人の人たちが入社してきて、社内にやる気が溢れている感じです。

私も新社会人の方々の頑張る姿勢を見ていると、もっと頑張らなければと思う日々が続いています。

仕事の情報はスケジュール帳で一元管理

しかし、やる気だけでは会社から評価されないのが仕事です。

仕事は結果を求められます。

仕事で結果を出すためには効率的に業務をこなして、重要な業務に取りかかれるかで決まると考えられます。

そこで自分自身のスケジュールを管理する能力が必須なのです。

スケジュール管理を助けてくれるのがスケジュール帳です。

自分の予定だけしか書かれていないスケジュール帳

ishikitakaihusaisya.hatenablog.jp

以前にもスケジュール帳の話をしました。

仕事では紙のスケジュール帳をオススメします。

既に使っている人が多い思います。

そこで自分のスケジュール帳を見返してみてください。

自分のスケジュールしか書いていないという人がいると思います。

そういう人は1歩踏み込んだ使い方をオススメします。

最低限、これだけは書き込んでおこう

会議やクライアント訪問など自分の予定しかスケジュール帳に書いていない人には、あと3つの内容を書き込んでみてください。

仕事への向き合い方が変わります。

どんな小さい仕事でも必ずメモする

どんな小さいタスクでも必ずスケジュール帳にメモしておきます。

社内の提出物やメールの返信期限、経費精算など全てです。

小さい仕事でもしっかりと期限内に終わらせることは評価の基本となります。

メモをとったらいつやるかまでスケジュール帳に落とし込みます。

また与えられた業務だけでなく、これもやっておいた方がいいかなと自分で考えた仕事もスケジュール帳に書いておいて実行します。

移動にかかる時間を書き込む

お客様との打ち合わせや、現地確認などの開始時刻と終わりの時刻をスケジュール帳に書き込む人はほとんどだと思います。

そこに追加で移動時間を書き足しておきましょう。

会社から駅までの時間と電車の移動時間を書き込みます。

移動時間まで正確に書き込もうとすると、調べる必要が出てきます。

現在はスマートフォンがあるので出発前にさくっと調べることができますが、思っていた以上に移動に時間がかかるということもあります。

スケジュール帳に移動時間を書き込むようになると、先に調べるクセがつき予定に遅刻しないようになります。

コツとしては現地に20分前くらいにつくように書き込んでおきます。

万が一電車の乗り換えに失敗しても遅刻することはなくなります。

準備にかかる時間を書き込む

移動時間と同じように、準備時間をスケジュール帳に書き込みます。

例えば社内会議の予定があればプロジェクターは必要なのか、誰が会議に参加するのか、印刷物は何部必要なのかなど準備することがいっぱいあります。

会議の準備の時間にかかる時間を前もってスケジュール帳に書き込んでおけば、直前になって慌てて資料を印刷するなどがなくなります。

仕事に対してどれくらいの準備時間が必要かどうかを見積もることができるようになれば、その仕事をするまでに何をしなければならないかを考える力がつきます。

さらに意識高くスケジュール帳を使い込む

予定だけでなく、その予定に必要な準備の時間まで書き込むだけでも仕事の見え方がかわり、段取りがよくなります。

もっとスケジュール帳を使い込む方法を3つ紹介します。

参考程度にどうぞ。

上司の予定を書き込む

直属の上司だけでよいので、上司の予定も書き込んでおきます。

上司の仕事内容を把握しておけば、いつ自分の業務チェックをしてもらえるか、承認がもらえるか、相談する時間があるかなどをわかった状態で仕事することができます。

また上司がどのような仕事を普段からしていてどの仕事が重要なのかがわかれば、その重要な仕事に関わるチャンスを作り出すことも可能になります。

例えば上司の社内会議があるとしたら、それに必要になりそうなデータをまとめて渡しておくだけでも結構です。

自分ができる仕事の幅を上司に認識してもらうチャンスです。

プライベートの予定も堂々と書き込む

スケジュール帳には仕事の予定だけでなく、プライベートの予定も書き込みましょう。

スポーツの予定や同級生との飲み会、恋人の誕生日や旅行の計画など全てです。

特に休日の過ごし方は仕事のスケジュールよりも詳しく書き込みましょう。

休日は意識しないとあっというまに過ぎてしまいます。

私も気がついたら月曜でしたという経験を何回もしました。

もちろん休息も必要ですが、仕事をしていて足りないスキルや知識を習得するにはまとまった時間が必要となるので休日を有効活用する必要があります。

私は土曜は休息にして、日曜を勉強の日にしています。

上司との打ち合わせ時は、スケジュール帳を見せながら指示をメモする

上司と仕事の打ち合わせをしている時は、スケジュール帳を見えるようにしておきます。

上司の方は自分よりも忙しいので、部下のスケジュールを把握しきれていない場合があります。

期限が近い仕事を間違えて振ってしまったりすることもあるので、スケジュール帳を見せながら打ち合わせすることで思い出してもらう効果があります。

細かくスケジュールを管理できているのであれば、いただいた仕事がいつまでにできるかをその場で決める事もできます。

またプライベートの予定もある程度見せておくことで、気を遣っていただけます。

恋人の誕生日の日に残業をお願いするなどはなくなるでしょう。

スケジュール帳の乱れは、仕事の乱れに繋がる

スケジュール帳に仕事の情報を一元化すると、仕事について深く考える事ができるようになります。

しっかりと仕事情報を管理できていれば、もれなく業務をこなしていくことが可能です。

反対にスケジュール帳に仕事の情報が一元化できていないと、タスクが抜けたりしてミスに繋がります。

一度ミスが発生すると連鎖してさまざまな仕事に支障をきたしてしまう場合があります。

そうなるとスケジュールを修正する事に多くの労力を遣うことになるでしょう。

スケジュール帳で仕事を予測して、しっかりと段取りして結果を出していく。

そのためにスケジュール帳を1歩踏み込んだ使い方をしてみてください。

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